Ystad förenklar och förbättrar för sina medborgare

Sedan årsskiftet har Ystads kommun varit i full gång med att implementera Selfpoint hos sina verksamheter. Kommunen arbetar hårt med en digital transformation och som en del av detta ska den externa kontakten med medborgarna flyttas från analoga medel till just Selfpoint. Målet är att låta all dialog ske digitalt i framtiden – såväl inkomna handlingar, som ärendenas transport genom hela handläggningen och slutprodukterna ska bli digitala.

Selfpoints roll är att tillgängliggöra formulär, styra processflödet samt integrera verksamheternas olika system så långt som möjligt. På så vis slipper man att informationen i ansökningar och liknande inte är komplett eftersom obligatorisk information kan styras i formuläret. Satsningen kommer att leda till ökad service för medborgarna och vinst för verksamheterna i form av effektivitet, kortare ledtider och kostnadsbesparingar.

– Det hela handlar ju om verksamhetsutveckling. Vi ser över vilka processer, rutiner och arbetssätt som görs analogt i verksamheterna idag och kartlägger vad som kan göras digitalt. Ofta innebär det att översätta alla PDF-blanketter till digitala formulär, säger Ulf Wedberg, verksamhetsutvecklare i Ystads kommun.

Ulf leder projektet ifrån IT-avdelningen och har arbetsgrupper ute i verksamheterna eftersom utvecklingen sker i nära samarbete och dialog med handläggare och administrativ personal.

E-tjänsteportalen är i stort sett färdig och de första e-tjänsterna är klara för leverans. Lanseringen är just nu planerad till september 2018, nära skolstarten efter sommaren. Då kommer det exempelvis att finnas formulär för fyra olika politikertjänster samt medborgarförslag i portalen. Andra e-tjänster man arbetar med just nu är vaccinationsmedgivande och journalrekvisition som eventuellt är klara till lanseringen.

En annan viktig funktion som Selfpoint tillhandahåller är federerad inloggning. Det innebär att olika plattformar samlas under en inloggning, trots att de kan ha olika e-tjänsteleverantörer.

– Idag finns det till exempel tre olika plattformar för vårdnadshavare i kommunen. Med Selfpoints federerade inloggning räcker det att logga in med BankID en gång på ett ställe, sen når man alla tre plattformar och kan utföra alla sina ärenden som vårdnadshavare, berättar Ulf Wedberg.

I verksamheternas inventering och kartläggning av sitt digitala behov upptäcker man nya sätt att samarbeta med Selfpoint, till exempel finns det många interna användningsområden. I nästa steg ser Ulf möjligheter för en liknande plattform på insidan som stöd i personalens interna processer.

– Vi gillar Selfpoints innovativa sätt att arbeta. Det är enkelt att bygga formulär och processer. Är man van vid vanliga webbpubliceringsverktyg så kan man Selfpoint. Verktyget är intuitivt och det krävs inte någon utvecklare på plats. Dessutom tycker jag att vi har ett bra samarbete med enkel dialog. Selfpoint har en bra support och nära till handling, säger Ulf Wedberg.