fbpx

Selfpoints e-tjänster samarbetar med robotar!

Digitalt formulär låter digital medarbetare göra jobbet

Selfpoints e-tjänst förenklar för cheferna i Svenljunga kommun och Tranemo kommun, och skickar jobbet vidare till en digital medarbetare.

Blå bakgrund, bild av robot

I Svenljunga och Tranemo gör cheferna sina anställningsavtal direkt i lönesystemet. Men lönesystemet är svårhanterat och kräver en hög förkunskap bara för att kunna registrera nya medarbetare. Det innebar att när chefer skulle registrera sina nyanställda var det tidskrävande och blev ofta fel. Detta skapade en frustration både hos chefer och hos den personal som därefter skulle administrera informationen.

För att kunna erbjuda en enklare och mer tilltalande procedur skaffade Svenljunga och Tranemo kommun en digital medarbetare, Arne. De beställde även en e-tjänst från Selfpoint där cheferna fyller i samma uppgifter som i lönesystemet men på ett enklare sätt, där det finns givna valbara alternativ och en tydligare struktur. När uppgifterna i det digitala formuläret är ifyllda och inskickade genererar Selfpoint en excelfil med information om den nya medarbetaren. Denna fil hämtas av Arne som imiterar en löneadministratör. Arne är riktigt bra på lönesystemet och klipper ut information ur excelfilen för att klistra in den på rätt plats i systemet. All information och alla ärenden som skapas i Selfpoint blir spårbara, vilket ger en hög säkerhet.

– Den nya utmaningen för Selfpoint var att få en e-tjänst att generera en fil som Arne skulle ha åtkomst till och kunna arbeta med. Samtidigt som det är viktigt att själva formuläret är enkelt att hantera! Men det är roligt att Selfpoint kan prata med robotar, säger Dragana Jankovic, projektör på Selfpoint.

Positiv upplevelse av det digitala formuläret

Under testerna av e-tjänsten har Svenljunga upplevt mycket god respons från cheferna som ska använda den.

– Cheferna upplever att de enkelt beställer något från löneadministrationen, exempelvis ett anställningsavtal, utan att de behöver lära sig att hantera lönesystemet, berättar Karolina Wikmyr, personalchef på Personalfunktionen Tranemo – Svenljunga.

Arbetet har pågått under hösten 2018 och e-tjänsten kommer att sättas i skarpt läge i mitten av december. Redan nu finns det dock planer på mer samarbete mellan Arne och Selfpoint, när det ska skapas en liknande e-tjänst för beställning av tjänstgöringsintyg.