fbpx

Lyckad satsning för Kristianstads kommun

Enkel lösning gav både ökad tillgänglighet och minskad belastning

Personal på Servicedesk Kristianstad

I Kristianstad finns runt 8 500 kommunanställda, på bland annat skolor, i hemtjänst och kommunförvaltning. Alla anställda har ett konto i kommunens AD (Active Directory – ett register för alla anställda), för att kunna logga in på intranät och e-post m.m. Ett vanligt förekommande problem är att användaren glömmer bort sitt lösenord, speciellt efter semestrar eller lov.

– Den största belastningen på Servicedesk i Kristianstads kommun var att man glömt sitt lösenord eller att kontot blivit låst för att man provat fel lösenord för många gånger, berättar Mikael Frick, projektledare på IT-avdelningen i Kristianstads kommun.

Kommunen erbjöd flera olika sätt att byta lösenord, bland annat genom en tjänst där man kunde registrera sig för att sedan byta lösenord med hjälp av kontrollfrågor. Men ofta glömde man även svaren på kontrollfrågorna och fick då ringa in till Servicedesk trots allt. För att få bukt med belastningen och hitta ett mer flexibelt sätt för de anställda att byta lösenord vände sig Kristianstads kommun till Selfpoint.

– I början av sommaren 2018 började vi att kartlägga behovet tillsammans med kommunens IT-avdelning. Vi estimerade även tidsåtgången, satte datum för test och lansering och sammanställde allt i en förstudie som godkändes av Kristianstads kommun, säger Fredrik Carlsson COO på Selfpoint.

Ett verksamhetsbaserat testprotokoll togs också fram och kördes tillsammans med kommunen.
E-tjänsten lanserades den 17 september samma år, i tid och till budget!

Alltid tillgänglig

Lösenordstjänsten som Selfpoint skapat kallas Reset password. Det är en e-tjänst som finns tillgänglig för alla kommunanställda dygnet runt, vilket är en stor fördel för exempelvis de som arbetar i skift eller inte har möjlighet att ringa under Servicedesks öppettider.

Bild av inloggning med BankID

Med Reset password behöver man inte registrera sig, utan går direkt till e-tjänsten online och loggar in via sitt BankID. Selfpoint kontrollerar personens uppgifter mot kommunens AD-system för att säkerställa att personen är anställd och har ett aktivt konto i kommunen. Om uppgifterna är korrekta så kommer man till en ruta där man skriver in sitt nya lösenord. Det nya lösenordet skickas direkt in i kommunens AD-system. Den anställda får då ett bekräftelsemejl om att lösenordet är bytt, och kan direkt använda det för att logga in på sitt konto.

Bild av vyn där man byter lösenord. Hej förnamn efternamn, Nytt lösenord. Bekräfta lösenord.

Stor effektivisering

Mikael Frick tycker att tjänsten har flutit på bra och märker stor skillnad på belastningen hos Servicedesk. Tjänsten används ca 600 gånger per månad och har precis passerat 1750 lösenordsbyten på tre månader. I statistiken syns tydligt att många byter sitt lösenord på helger, kvällar eller nätter, vilket är en fördel hur ett tillgänglighetsperspektiv. Man kan även befinna sig var som helst i världen när man byter lösenord, så länge man har en dator, mobiltelefon eller surfplatta med nätverksuppkoppling.

– Vi har fått mycket positiv feedback från verksamheten, bland annat via intranätet, vilket ju känns lite ovanligt för en IT-avdelning, säger Mikael Frick.